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Smart Forms Tech

Premessa

Ogni giorno vengono prodotti, trattati e spediti enormi quantità di documenti, con l'impiego di una grande quantità di risorse. Lo sviluppo delle reti intranet, internet e del commercio elettronico ha incrementato notevolmente lo scambio di documenti fra clienti e fornitori, fra i professionisti e tra questi e la Pubblica Amministrazione, fra uffici centrali e periferici dell'Amministrazione Finanziaria, fra diverse sedi della stessa azienda o fra uffici diversi all'interno della stessa struttura. Il documento ha assunto la forma digitale per poter essere elaborato, per monitorarne i passaggi, identificarne il compilatore e l'utilizzatore, per poter essere inviato su reti digitali e archiviato senza occupazione di spazio.

Smart Forms Technology

Smart Forms Technology è lo strumento che integra perfettamente le funzionalità tipiche dei software di gestione degli output (Output Management Systems) con quelle dei software di gestione e archiviazione di modelli elettronici (E-forms).

Smart Forms Technology può essere utilizzato in modalità stand-alone con l'operatività tipica di Windows, ovvero menu a tendine, barre degli strumenti e delle icone, utilizzo del mouse, ecc., oppure in modalità background (invisibile), ovvero in versione integrata con software applicativi (ERP, CRM, SCM, etc.) attraverso due diversi livelli di integrazione: chiamata all’eseguibile con passaggio di parametri opzionali su linea comando oppure sfruttando le funzioni di Ole Automation.

La modalità background viene preferita quando lo si vuole utilizzare come strumento di gestione degli output; la modalità stand-alone quando lo si vuole utilizzare come software per la compilazione di modulistica elettronica e per la gestione del relativo flusso documentale (stampa, invio su fax o e-mail, ecc.).

Importare in automatico dati da procedure esterne e reindirizzarli su stampanti grafiche (laser, ink-jet), automatizzare le operazioni di data-entry eliminando le fasi ripetitive e gli errori di compilazione grazie ad una compilazione guidata e controllata, archiviare elettronicamente i modelli così prodotti e ricercarli secondo diverse chiavi di ricerca, distribuire i documenti in modo veloce ed economico è adesso possibile.

Principali utilizzi

Archiviazione elettronica
Come strumento di archiviazione elettronica dei documenti, con possibilità di ricercare i documenti inseriti attraverso l’utilizzo di diverse chiavi di ricerca predefinite.

Gestore di stampe
Come gestore di stampe, con possibilità di indirizzare gli output su qualsiasi tipo di stampante (laser jet, ink-jet, bubble-jet, ecc.), di stampare sia in modalità grafica su carta bianca, che in modalità testo su modulistica prefincata, di gestire l’anteprima di stampa.

Interfaccia Grafica
Come interfaccia comune ai vari applicativi esistenti all’interno di un sistema informativo al fine di operare una standardizzazione, migrare verso il mondo grafico, migliorare e semplificare l’operatività. In sostituzione della compilazione manuale di modulistica fiscale di uso corrente ma non meccanizzata perché non di massa. Ad esempio modelli AA7/AA9 per inizio attività IVA, modelli CCIAA, dichiarazioni di successione, parcelle, deleghe bancarie, ecc. Diventa in questo modo il vostro “tipografo in casa”, senza tempi di attesa e a costi limitati.

Generatore di file Telematici
Genera files con tracciato ministeriale per l’invio telematico di tutti i modelli ministeriali.

In sostituzione della modulistica manuale
In sostituzione della compilazione manuale di modulistica aziendale di uso corrente ma non meccanizzata perché non di massa. Ad esempio moduli preventivi, note spese, coupon d’ordine, bollette di carico/scarico e in generale tutti quei modelli che vengono compilati manualmente ma che potrebbero necessitare di sviluppo automatico di calcoli, catalogazione, archiviazione e razionalizzazione della gestione dei relativi acquisti: a differenza del cartaceo, l’immagine elettronica, venendo archiviata nel computer, può essere stampata all’infinito, ed inoltre lo spazio da essa occupato è limitato allo spazio "virtuale" del computer, non necessitando così di costosi locali di stoccaggio.


Principali funzionalità

Archiviazione Acquisizione documenti da scanner
Inserimento dati Import/export dei dati archiviati
Validazione dei dati inseriti Firma autografa e/o digitale
Anteprima di stampa Archiviazione ottica
Stampa grafica o in modalità testo Integrazione in altri applicativi
Ricerca per chiavi o full-text
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